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UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

NIT 892.000757-3

INFORME DE SEGUIMIENTO

Kilómetro 12 Vía a Puerto López, Vereda Barcelona, Villavicencio, Meta Colombia

Conmutador 6616800 ext. 143 – Sede Barcelona y 6616900 Sede San Antonio

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INFORME DE ARQUEO DE CAJA MENOR CORRESPONDIENTE AL AÑO 2019

ANA ZORAYDA RIAÑO BERNAL

Profesional Control Interno de Gestión

ELIANA ANDREA VACA ROJAS

Asesor de Control Interno

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÒN

VILLAVICENCIO

DICIEMBRE 2019

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OBJETIVO DEL SEGUIMIENTO: Verificar y efectuar seguimiento al cumplimiento de la

normatividad vigente relacionada con la Caja Menor, así como los controles establecidos

para el funcionamiento, manejo y ejecución de los recursos de las cajas menores

asignadas a las facultades de: Ciencias de la Salud, Ciencias Económicas, Ciencias

Humanas y de la Educación, Ciencias Agropecuarias y Recursos Naturales, Ciencias

Básicas e Ingeniería, Vicerrectoría de Recursos Universitarios, Vicerrectoría Académica y

Secretaría General, con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente

sustentadas, los registros sean oportunos, adecuados y que los saldos correspondan.

METODOLOGIA DEL SEGUIMIENTO: En cumplimiento a la Resolución Rectoral No

0001 del 02 de enero 2019 en su artículo 11, la oficina de Control Interno de Gestión

realizo arqueos periódicos, selectivos y aleatorios a las cajas menores de la Universidad,

siguiendo el respectivo procedimiento.

● Revisión de libro de bancos, chequera, conciliaciones, comprobantes de egreso y

sus respectivos soportes, cuadro general gastos por rubros, cuadro en Excel libro

de bancos, cuadro en Excel libro de efectivo y conteo del efectivo.

● Elaboración de Actas de Visita.

● Consolidación y elaboración del informe.

MARCO NORMATIVO: Ley 1593 de 2012 artículo 18, Decreto 2768 del 28 de diciembre

de 2012 y la Resolución Rectoral No 0001 del 2019, las cuales regulan la constitución y

funcionamiento de las cajas menores.

OBSERVACIONES.

Mediante Resolución Rectoral No 0001 de 2019, se constituyeron ocho (8) cajas menores

en la Universidad de los Llanos para la vigencia 2019, así: Facultad de Ciencias Básicas e

Ingenierías por un valor de $5.951.000; Facultad de Ciencias Agropecuarias y Recursos

Naturales $5.951.000; Facultad de Ciencias Humanas y de la Educación $5.951.000,

Facultad de Ciencias de la Salud $5.951.000; Facultad de Ciencias Económicas

$5.951.000, Vicerrectoría de Recursos Universitarios $12.247.000; Secretaría General

$5.951.000 y Vicerrectoría Académica $3.319.000.

RESULTADOS DE LOS ARQUEOS

Dando cumplimiento a la Resolución 0001 de 2019 en su artículo 11, la oficina de Control

Interno durante la vigencia 2019, realizó nueve (9) arqueos a las cajas menores de la

Universidad, así:

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

Mediante Acta No 01 del 29/04/2019 se realizó seguimiento y se observó lo

siguiente:

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● No se tiene la Resolución Rectoral de Asignación de la caja menor al decano.

● No se tenían soportes de gastos y movimientos de recursos por caja menor, por

tenerlos la oficina de contabilidad para revisión.

Por lo anterior no se pudo realizar arqueo de caja.

Acta de Visita No 07 realizada el 30/09/2019.

Los documentos soportes de los gastos realizados se tienen en la oficina de contabilidad

para revisión y elaboración de conciliaciones, sin embargo, se revisa lo siguiente:

● Libro de bancos, diligenciado con los respectivos registros de los cheques.

● Resolución Rectoral No 0529 de 2019, en la cual le asignan la caja menor al

decano.

● Conciliaciones bancarias: Las correspondientes al primer semestre 2019.

● Chequera, diligenciada.

● Conteo de efectivo y verificación saldo en banco. Sobrante de $44.

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD

Acta de visita No 02 del 29/04/2019.

● No se logró realizar arqueo, debido a que se le dio la tarde libre a la funcionaria

que colabora con el manejo de la caja menor.

Acta de visita No 06 del 30/09/2019.

● No se realizó arqueo de caja por no encontrarse la decana, ni la funcionaria que le

colabora con el manejo.

Acta de visita No 08 del 10/10/2019.

● No se logró realizar arqueo de caja. Las funcionarias se disponían a salir para la

sede Barcelona.

FACULTAD DE CIENCIAS BÁSICAS E INGENIERIAS

Acta de visita No 03 del 14/06/2019

Se realizó la revisión de Resolución de asignación de la caja menor al decano,

consignación, libro de banco, chequera, soportes de los gastos, cuadros en Excel de

banco, efectivo y gastos por rubros asignados según resolución. No se encontraron

inconsistencias. Sobrante de $38

VICERRECTORÍA ACADÉMICA

Acta de visita No 04 del 28/06/2019

No se puede realizar, la Vicerrectora Académica y la profesional de apoyo no se

encontraban en el momento de la visita.