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UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS
NIT 892.000757-3
INFORME DE SEGUIMIENTO
Kilómetro 12 Vía a Puerto López, Vereda Barcelona, Villavicencio, Meta Colombia
Conmutador 6616800 ext. 143 – Sede Barcelona y 6616900 Sede San Antonio
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INFORME DE ARQUEO DE CAJA MENOR CORRESPONDIENTE AL AÑO 2019
ANA ZORAYDA RIAÑO BERNAL
Profesional Control Interno de Gestión
ELIANA ANDREA VACA ROJAS
Asesor de Control Interno
UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÒN
VILLAVICENCIO
DICIEMBRE 2019
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OBJETIVO DEL SEGUIMIENTO: Verificar y efectuar seguimiento al cumplimiento de la
normatividad vigente relacionada con la Caja Menor, así como los controles establecidos
para el funcionamiento, manejo y ejecución de los recursos de las cajas menores
asignadas a las facultades de: Ciencias de la Salud, Ciencias Económicas, Ciencias
Humanas y de la Educación, Ciencias Agropecuarias y Recursos Naturales, Ciencias
Básicas e Ingeniería, Vicerrectoría de Recursos Universitarios, Vicerrectoría Académica y
Secretaría General, con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente
sustentadas, los registros sean oportunos, adecuados y que los saldos correspondan.
METODOLOGIA DEL SEGUIMIENTO: En cumplimiento a la Resolución Rectoral No
0001 del 02 de enero 2019 en su artículo 11, la oficina de Control Interno de Gestión
realizo arqueos periódicos, selectivos y aleatorios a las cajas menores de la Universidad,
siguiendo el respectivo procedimiento.
● Revisión de libro de bancos, chequera, conciliaciones, comprobantes de egreso y
sus respectivos soportes, cuadro general gastos por rubros, cuadro en Excel libro
de bancos, cuadro en Excel libro de efectivo y conteo del efectivo.
● Elaboración de Actas de Visita.
● Consolidación y elaboración del informe.
MARCO NORMATIVO: Ley 1593 de 2012 artículo 18, Decreto 2768 del 28 de diciembre
de 2012 y la Resolución Rectoral No 0001 del 2019, las cuales regulan la constitución y
funcionamiento de las cajas menores.
OBSERVACIONES.
Mediante Resolución Rectoral No 0001 de 2019, se constituyeron ocho (8) cajas menores
en la Universidad de los Llanos para la vigencia 2019, así: Facultad de Ciencias Básicas e
Ingenierías por un valor de $5.951.000; Facultad de Ciencias Agropecuarias y Recursos
Naturales $5.951.000; Facultad de Ciencias Humanas y de la Educación $5.951.000,
Facultad de Ciencias de la Salud $5.951.000; Facultad de Ciencias Económicas
$5.951.000, Vicerrectoría de Recursos Universitarios $12.247.000; Secretaría General
$5.951.000 y Vicerrectoría Académica $3.319.000.
RESULTADOS DE LOS ARQUEOS
Dando cumplimiento a la Resolución 0001 de 2019 en su artículo 11, la oficina de Control
Interno durante la vigencia 2019, realizó nueve (9) arqueos a las cajas menores de la
Universidad, así:
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
Mediante Acta No 01 del 29/04/2019 se realizó seguimiento y se observó lo
siguiente:
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● No se tiene la Resolución Rectoral de Asignación de la caja menor al decano.
● No se tenían soportes de gastos y movimientos de recursos por caja menor, por
tenerlos la oficina de contabilidad para revisión.
Por lo anterior no se pudo realizar arqueo de caja.
Acta de Visita No 07 realizada el 30/09/2019.
Los documentos soportes de los gastos realizados se tienen en la oficina de contabilidad
para revisión y elaboración de conciliaciones, sin embargo, se revisa lo siguiente:
● Libro de bancos, diligenciado con los respectivos registros de los cheques.
● Resolución Rectoral No 0529 de 2019, en la cual le asignan la caja menor al
decano.
● Conciliaciones bancarias: Las correspondientes al primer semestre 2019.
● Chequera, diligenciada.
● Conteo de efectivo y verificación saldo en banco. Sobrante de $44.
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD
Acta de visita No 02 del 29/04/2019.
● No se logró realizar arqueo, debido a que se le dio la tarde libre a la funcionaria
que colabora con el manejo de la caja menor.
Acta de visita No 06 del 30/09/2019.
● No se realizó arqueo de caja por no encontrarse la decana, ni la funcionaria que le
colabora con el manejo.
Acta de visita No 08 del 10/10/2019.
● No se logró realizar arqueo de caja. Las funcionarias se disponían a salir para la
sede Barcelona.
FACULTAD DE CIENCIAS BÁSICAS E INGENIERIAS
Acta de visita No 03 del 14/06/2019
Se realizó la revisión de Resolución de asignación de la caja menor al decano,
consignación, libro de banco, chequera, soportes de los gastos, cuadros en Excel de
banco, efectivo y gastos por rubros asignados según resolución. No se encontraron
inconsistencias. Sobrante de $38
VICERRECTORÍA ACADÉMICA
Acta de visita No 04 del 28/06/2019
No se puede realizar, la Vicerrectora Académica y la profesional de apoyo no se
encontraban en el momento de la visita.